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Hays

Assistant polyvalent H/F

Mission

Notre client, un prestigieux cabinet d'avocats, recherche un Assistant polyvalent avec un bon niveau d'anglais.

Dans le cadre de votre poste, vous êtes amené à assurer la gestion des agendas des associés. Cela consiste à gérer la prise des rendez-vous, l'organisation des conférences téléphoniques et la mise à jour de la liste de contacts. De plus, vous gérez la saisie des notes de frais sur demande, afin de les envoyer à la comptabilité (vous devez conserver les justificatifs). Vous devez également être à la disposition des collaborateurs pour des demandes diverses telles que les réservations de déplacements, la mise en forme de documents, les impressions et notamment les éditions de courriers, la création de dossiers physiques et l'archivage sur demande. De plus, vous devez effectuer la mise en forme de documents pour respecter les standards de la société. Concernant les réservations de déplacements, vous devez faire le suivi avec les agences de voyage partenaires. Enfin, vous gérez ponctuellement les sollicitations des départements associés, telles que les réservations de trajets.

De formation Bac 2 minimum, vous justifiez d'une première expérience similaire réussie d'au moins 3 ans. La maîtrise de l'anglais est indispensable à ce poste, car de nombreux e-mails sont à envoyer en anglais (auprès des clients ou au siège) et quelques appels sont également à effectuer dans cette langue. La maîtrise du Pack Office est obligatoire. Vous êtes force de proposition, rigoureux et curieux.

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