Office Manager, The German Marshall Fund of the United States-Paris

Mission

Intitulé du poste : Office Manager

Département/Programme : Bureau de Paris du German Marshall Fund of the United States

Lieu : 91 rue de Rennes, Paris 6e

Responsable : Dr. Alexandra de Hoop Scheffer, Senior Fellow et Directrice du Bureau de Paris du German Marshall Fund of the United States

Date de début : Juillet 2019

Type de contrat : CDD d’un an renouvelable, avec possibilité de CDI

Salaire annuel brut : entre 34 600 et 38 000 euros, selon expérience

Présentation du German Marshall Fund of the United States (GMF) à Paris :

Le (GMF) est le seul Think Tank américain doté d’un bureau à Paris, avec une équipe de chercheurs permanents, lui assurant un positionnement unique dans le paysage des instituts de recherche en France.

Dirigé par Dr. Alexandra de Hoop Scheffer, le GMF-Paris agit comme une plateforme de réflexion, de formation et de débat de haut niveau sur la relation transatlantique, avec pour mission principale d’apporter une meilleure compréhension de la politique américaine et des différentes perspectives européennes en France, et de faire rayonner la voix française en Europe et aux Etats-Unis.

Le GMF-Paris s’appuie, pour cela, sur un réseau français et international d’experts et d’alumni actifs, et travaille en synergie avec les sept autres bureaux du GMF (Washington, Bruxelles, Berlin, Varsovie, Belgrade, Bucarest, et Ankara). Le siège à Washington permet notamment d’accéder à l’administration américaine et aux membres du Congrès, et de les faire venir à Paris.

Cela confère au GMF-Paris une connaissance du terrain sans équivalent, et offre ainsi aux décideurs politiques, aux entreprises comme au public plus large, une grille de lecture informée et multiscalaire (nationale, européenne, transatlantique et mondiale) des dynamiques politiques, socio-économiques et stratégiques, et des enjeux internationaux, dans six domaines principaux : défense et politique étrangère ; politique américaine et relations franco-américaines ; politiques commerciales ; affaires européennes ; innovation numérique ; et transition énergétique.

L’expertise du GMF-Paris s’articule autour de quatre actions complémentaires : publication d’analyses et de recommandations stratégiques à destination des responsables politiques et des dirigeants d’entreprises ; organisation de workshops et de rencontres de formats variés réunissant intervenants de premier plan ; animation d’un réseau de jeunes talents en France, issus du secteur public et privé, au travers de l’organisation de séjours aux Etats-Unis et d’ateliers interactifs et de rencontres networking à Paris ; participation au Brussels Forum, forum annuel du GMF, qui réunit depuis 2006, plus de 400 leaders politiques, dirigeants du secteur privé, industriels et intellectuels influents américains et européens, sur des thèmes d’actualité économique et géopolitique.

Pour mener à bien sa mission, le GMF-Paris s’appuie sur des partenariats solides avec les institutions et les gouvernements français, européens et américains ; les universités et les laboratoires de recherche ; des fondations privées ; et un cercle d’entreprises françaises et internationales qui soutiennent et participent à ses activités.

Descriptif du poste :

Le/la Office Manager gère et supervise toutes les questions administratives du bureau de Paris du GMF, en étroite collaboration avec le siège à Washington et les autres bureaux en Europe. Le/la Office Manager est placé(e) sous la responsabilité de la directrice du bureau de Paris et l’assiste dans les différentes tâches administratives, notamment la gestion quotidienne du bureau ; le travail d’interface avec les équipes Finance, RH et Informatique (IT) à Washington ; la comptabilité, l’élaboration et le suivi des budgets annuels ; la gestion administrative du personnel ; la gestion des flux d’information entre Paris et les différents bureaux du GMF en Europe et à Washington ; la logistique des évènements, et ce, en étroite coordination avec tous les membres de l’équipe et les départements concernés au sein des autres bureaux du GMF.

Responsabilités et missions :

• Responsabilités administratives

• Gestion des tâches administratives quotidiennes du bureau de Paris (fournitures, équipement informatique, etc.) ;

• Assurer la liaison avec la banque et les différents prestataires de services (fiche de paie, conseil juridique, etc.) ;

• Coordination avec le siège du GMF et les départements RH, Informatique (IT) et Finance, pour la réalisation des différentes tâches opérationnelles quotidiennes et mensuelles ;

• Participation aux conférences téléphoniques hebdomadaires et à la retraite annuelle, réunissant l’ensemble des responsables administratifs du GMF et les membres des équipes RH, IT et Finance ;

• Servir de point de contact principal avec les fournisseurs de matériel et de services, afin d’assurer un service rapide et efficace ;

• Mise à jour de la liste des fournisseurs ;

• Gestion des stocks de fournitures pour le bureau.

• Comptabilité et gestion du personnel

• Classer avec précision toutes les factures et traiter rapidement les paiements des fournisseurs du bureau ;

• Assurer une surveillance générale des finances du bureau ;

• Préparation des rapports financiers mensuels pour les comptes du bureau de Paris ;

• Mises à jour régulières des prévisions budgétaires et des analyses connexes ;

• Préparation des budgets des événements afin de faciliter la planification et d’assurer la pérennité budgétaire des programmes ;

• Si besoin, commission de rapports d’audit pour les bailleurs de fonds externes ;

• Gérer la répartition des ressources et des coûts ;

• Servir comme point de contact principal avec l’équipe Finance à Washington DC afin de préparer les rapports de dépenses mensuels ; élaborer des budgets ; gérer les rapports des dépenses mensuelles ;

• Préparation des budgets annuels en coordination avec la directrice du bureau et l’équipe Finance. Superviser tous les aspects budgétaires du bureau et des programmes associés ;

• Coordination avec le fournisseur des services de paie pour les versements mensuels des salaires ;

• Servir de point de contact avec la banque locale ;

• Traiter les remboursements bancaires en ligne (pour les invités qui participent aux événements du GMF et aux programmes) et les virements auprès des fournisseurs/prestataires ;

• Servir de point de contact principal avec l’équipe RH à Washington : transmission de toutes les informations liées au changement de personnel à Paris, anticipation de ces changements, gestion des conventions de stages et veiller au bon accueil des stagiaires.

• Assistance auprès de la direction

• Gestion du calendrier de la directrice, y compris la planification des déplacements et des réunions, si besoin ;

• Gestion des réservations pour les déplacements de la directrice et travail de liaison avec les organismes pour assurer le bon déroulé du séjour et du voyage ;

• Coder les dépenses mensuelles selon les directives et codes GMF et les transmettre au département Finance.

Fonctions supplémentaires :

• Logistique événementielle : Aide à la logistique des évènements : réservation des salles de conférence et des services de restauration, négociation de prix avantageux avec les partenaires clés, réservations des voyages et de l’hébergement des invités, aide à la préparation des livrets des participants et autres contenus et des supports de communication.

Contacts internes/externes :

• Travail et coordination avec les autres responsables administratifs du GMF afin de faciliter la coordination logistique des événements lorsqu’ils sont coorganisés avec d’autres bureaux du GMF et programmes.

Autonomie et responsabilités diverses :

• Autonomie dans la gestion des tâches administratives quotidiennes du bureau de Paris ;

• Prise d’initiative pour améliorer les processus financiers, de recrutement, etc. ;

• Faciliter le partage d’informations entre les membres de l’équipe et entre les bureaux ;

• Capacité à mener de front des tâches de nature différente et à respecter les délais ;

• Responsabilité dans la gestion financière, informatique et RH.

Connaissances et compétences requises :

• Maîtrise du français et de l’anglais requise, à l’oral et à l’écrit ;

• Deux à trois années d’expérience en gestion administrative (budget/comptabilité, ressources humaines, et communication).

• Attention portée au détail et aptitude à accomplir plusieurs tâches à la fois, avec un haut niveau d’initiative et de motivation.

• Capacité à traiter des informations confidentielles ;

• Excellente maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, et Outlook ;

• Aptitudes sociales démontrées – Accueil des invités, enthousiasme ;

• Aisance à travailler dans un environnement international.

Formation :

De préférence, licence ou équivalent en gestion/comptabilité/ressources humaines/assistance de direction

Pour postuler : Veuillez adresser, dès que possible, votre candidature (CV détaillé, lettre de motivation et références en français et en anglais) aux deux adresses emails indiquées : mquencez@gmfus.org et adehoopscheffer@gmfus.org
Date limite des candidatures : 14 juin 2019. Les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés dans les plus brefs délais.

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