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Hays

Assistant de direction groupe H/F

Mission

Notre client est un spécialiste du conseil en amélioration de la performance et en optimisation des coûts. Il s'adresse aux grandes multinationales. Dans le cadre d'un remplacement, il recherche un Assistant de direction groupe (office manager) bilingue anglais.

Vous évoluez dans un environnement challengeant et dynamique, occupez un poste central et très polyvalent. Votre rôle consiste à gérer la partie administrative et services généraux de l'entreprise. Vous êtes en charge de l'accueil et du standard téléphonique, la réception, l'envoi, le traitement et dispatch du courrier et des colis et de l'accueil des candidats à l'embauche.
Pour la partie assistance de la direction, vous êtes en charge de l'organisation des déplacements des directeurs, réservations restaurants ainsi que des salles de réunions externes. Pour la partie services généraux, vous êtes en charge des commandes de fournitures bureautiques, produits d'entretien et épicerie, de la relation avec les prestataires de service pour le ménage, la téléphonie, les locations de voiture, l'infogérance : mise en place et suivi des contrats, négociation des renouvellements et gestion des tickets de demandes utilisateurs pour l'infogérance, suivi des sinistres de location.
Vous assurez également la gestion de la relation avec le Gestionnaire de l'immeuble et des demandes d'intervention, le suivi et renouvellement des abonnements (Air France, SNCF, journaux, etc.). Concernant la partie assistance RH, vous êtes en charge de la logistique des forums écoles en France, Allemagne et aux US (sous la supervision du Recruitment Manager), l'accueil des nouveaux salariés : préparation des matériels, DUE, affiliation mutuelle, formation à l'utilisation du SI RH, suivi des dossiers de formation salariés. Concernant la partie assistance finance, vous êtes en charge de la vérification des justificatifs de remboursement salariés ainsi que la préparation de la facturation client des frais de déplacement. Et pour finir pour la partie événements, vous gérez la logistique des 2 événements annuels de l'entreprise (salles, restauration, activités) ainsi que la logistique d'événements particuliers (ex. : 10ème anniversaire en 2019).

Nous recherchons une personne expérimentée (minimum 5 ans) à un poste similaire dans le secteur du conseil. Vous êtes rigoureux, bien organisé et proactif. Reconnu pour votre capacité d'adaptation, vous savez faire preuve d'initiative, avez un bon relationnel et une bonne gestion des priorités et des deadlines. La maîtrise du Pack Office est requise pour ce poste ainsi qu'un anglais bilingue.

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