Assistant de bureau bilingue Anglais Français (H/F)

Entreprise

Notre client est une association internationale technique, à but non lucratif, créée en 1957. Elle siège à Saint Germain en Laye dans les Yvelines (78). Elle joue, par son effort d’harmonisation mondiale, un rôle essentiel dans la sécurisation et la protection de l’environnement maritime.

Mission

L’assistant(e) de bureau bilingue assurera de manière professionnelle les tâches suivantes :

 Gérer les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs

 Assurer l’enregistrement et la distribution du courrier et des mails entrants

 Transférer les demandes techniques vers la personne appropriée

 Vérifier et mettre à jour la base de données des Commissions de l’AISM

 Publier sur l’écran du lounge les événements de la semaine

 Gérer les ventes de publications (préparation et envoi)

 Aider à la préparation et à la traduction de certaines correspondances, dépliants, documents…

 Participer à la vérification de la qualité des documents et aider à tout travail de mise en forme

 Être le point de contact avec les prestataires de services externes (maintenance des équipements, etc.), résoudre les dysfonctionnements et s'assurer que les services sont bien planifiés et exécutés

 Maintenir l'inventaire des fournitures et l'achat de matériel, de fournitures de bureau et de consommables

 Préparer les Commissions ou événements internes :

‐ Envoyer les invitations et diffuser les informations générales

‐ Préparer les badges pour les participants

‐ Accueillir les délégués et être le point de contact principal tout au long de la réunion

‐ Préparer les pause‐café et entretenir les espaces communs après les déjeuners et les cocktails

‐ Vérifiez que les microphones, écrans de télévision, ordinateurs, projecteurs vidéo, etc. sont correctement connectés

‐ Mettre en place les salles de réunions (bouteille d’eau, documents etc…)

 Organiser les déjeuners, dîners ou cocktails pour des réunions internes

 Fournir un soutien logistique, administratif selon les besoins.

Profil recherché

 Diplôme Bac 2 en secrétariat, évènementiel, assistanat ou gestion administrative. Débutant accepté.

 Maîtrise de l’anglais et du français indispensable. La maîtrise d’une autre langue (telle que l’Espagnol est un vrai plus)

 Très bonne présentation et bon sens relationnel

 Souci du détail, bonne aptitude à la relecture et à la révision de documents, expérience administrative souhaitée

 Connaissance du Pack Office

 Capacité à côtoyer des cultures différentes et à s’adapter à un environnement international, en pleine mutation.

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